備用金是指付給單位(wei)內部各(ge)部門或(huo)工作(zuo)人員用作(zuo)零(ling)星開支(zhi)、零(ling)星采購、售貨找零(ling)或(huo)差旅(lv)費(fei)等用的款項(xiang)。 　　

（1）備用(yong)金(jin)的領(ling)用(yong) 　　

單位內部各部門(men)或工作(zuo)人(ren)員因零星開支、零星采(cai)購(gou)等需(xu)要領(ling)田備(bei)用金(jin)，一(yi)般應(ying)由(you)經(jing)辦人(ren)填(tian)(tian)寫借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)。借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)一(yi)式三聯(lian)，第(di)一(yi)聯(lian)為(wei)(wei)付(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)，財務部門(men)作(zuo)為(wei)(wei)記賬(zhang)依(yi)據；第(di)二聯(lian)為(wei)(wei)結(jie)(jie)算(suan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)，借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)期間由(you)出納員留存，報(bao)銷(xiao)時作(zuo)為(wei)(wei)核(he)對(dui)依(yi)據，報(bao)銷(xiao)后隨同報(bao)銷(xiao)單據作(zuo)為(wei)(wei)記賬(zhang)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)的(de)附件；第(di)三聯(lian)交(jiao)借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)人(ren)保存，報(bao)銷(xiao)時由(you)出納員簽(qian)字旨作(zuo)為(wei)(wei)借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)結(jie)(jie)算(suan)及交(jiao)回(hui)借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)的(de)收據。經(jing)辦人(ren)在填(tian)(tian)寫借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)時，應(ying)當如實認真地填(tian)(tian)寫借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)事由(you)、金(jin)額和借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)日期并(bing)簽(qian)名，送有關領(ling)導審批后根據借(jie)(jie)(jie)(jie)(jie)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)編制現金(jin)付(fu)款(kuan)(kuan)(kuan)(kuan)記賬(zhang)憑(ping)證(zheng)(zheng)(zheng)。 　　

對(dui)于企業來說，借用備(bei)(bei)用金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)的(de)現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)付款(kuan)(kuan)憑(ping)證，其貸方(fang)科目(mu)(mu)(mu)(mu)自然(ran)為(wei)“庫存現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)”科目(mu)(mu)(mu)(mu)，借方(fang)科目(mu)(mu)(mu)(mu)則為(wei)“其他應收款(kuan)(kuan)——備(bei)(bei)用金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)”科目(mu)(mu)(mu)(mu)；對(dui)于預算單位，借用備(bei)(bei)用金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)的(de)，其貸方(fang)科目(mu)(mu)(mu)(mu)自然(ran)為(wei)“經費現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)”或“庫存現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)”科目(mu)(mu)(mu)(mu)，借方(fang)科目(mu)(mu)(mu)(mu)則為(wei)“暫付款(kuan)(kuan)”科目(mu)(mu)(mu)(mu)。出納員根據現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)付款(kuan)(kuan)憑(ping)證付給現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)（或現(xian)(xian)(xian)金(jin)(jin)(jin)(jin)(jin)支(zhi)票）。 　　

【例】某公司銷售科領借備(bei)(bei)用金(jin)400元，作零星采(cai)購和(he)開支(zhi)使用，經辦人為××。××在領用備(bei)(bei)用金(jin)時，應按規(gui)定(ding)填制借款憑(ping)證(zheng)，有關人員編(bian)制現(xian)(xian)金(jin)付(fu)款記賬憑(ping)證(zheng)，出納員根據現(xian)(xian)金(jin)付(fu)款憑(ping)證(zheng)支(zhi)付(fu)現(xian)(xian)金(jin)（或現(xian)(xian)金(jin)支(zhi)票），其會計分(fen)錄為： 　　

借：其(qi)他應(ying)收(shou)款(kuan)——備用金(jin) 400 　　　

貸：庫存現金(jin) 400 　　

（2）備(bei)用(yong)金的報(bao)銷 　　

備(bei)(bei)用(yong)金可以分(fen)為定(ding)(ding)額備(bei)(bei)用(yong)金和(he)非定(ding)(ding)額備(bei)(bei)用(yong)金兩種。定(ding)(ding)額備(bei)(bei)用(yong)金的核算如下： 　　

所謂定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)備用(yong)金(jin)(jin)(jin)是(shi)指(zhi)單位對經常(chang)使用(yong)備用(yong)金(jin)(jin)(jin)的(de)內部(bu)(bu)(bu)各部(bu)(bu)(bu)門或(huo)工作人(ren)(ren)員根據其(qi)零星開支(zhi)、零星采購(gou)等(deng)的(de)實(shi)際(ji)需(xu)要(yao)而核定(ding)(ding)一(yi)個現(xian)金(jin)(jin)(jin)數額(e)(e)(e)(e)，并保(bao)證(zheng)(zheng)其(qi)經常(chang)保(bao)持核定(ding)(ding)的(de)數額(e)(e)(e)(e)。實(shi)行定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)備用(yong)金(jin)(jin)(jin)制度，使用(yong)定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)備用(yong)金(jin)(jin)(jin)的(de)部(bu)(bu)(bu)門或(huo)工作人(ren)(ren)員應(ying)按核定(ding)(ding)的(de)定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)填寫借款憑證(zheng)(zheng)，一(yi)次性領(ling)出全部(bu)(bu)(bu)定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)現(xian)金(jin)(jin)(jin)，用(yong)后憑發票等(deng)有關憑證(zheng)(zheng)報銷，出納員將報銷金(jin)(jin)(jin)額(e)(e)(e)(e)補(bu)充原定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)，從而保(bao)證(zheng)(zheng)該部(bu)(bu)(bu)門或(huo)工作人(ren)(ren)員經常(chang)保(bao)持核定(ding)(ding)的(de)現(xian)金(jin)(jin)(jin)定(ding)(ding)額(e)(e)(e)(e)。 　　

有(you)關部門或工作人(ren)員報(bao)銷時，應(ying)(ying)(ying)編制(zhi)現金付款記賬(zhang)憑證，其貸(dai)方科(ke)目(mu)(mu)自然為現金，借方為相(xiang)應(ying)(ying)(ying)科(ke)目(mu)(mu)。出納員應(ying)(ying)(ying)將報(bao)銷的(de)(de)金額用現金補給報(bao)銷的(de)(de)部門或工作人(ren)員。這樣報(bao)銷后有(you)關部門或工作人(ren)員手中(zhong)的(de)(de)現金又達到核(he)定的(de)(de)限額。 　　

【例】某商店供(gong)應(ying)科(ke)使用(yong)定(ding)額備用(yong)金，定(ding)額為(wei)1200元。5月14日(ri)用(yong)現金購買商品(pin)800元，其備用(yong)金只剩下400元，次日(ri)到(dao)財務科(ke)報銷，出納(na)員(yuan)補(bu)給現金800元，這樣(yang)供(gong)應(ying)科(ke)的備用(yong)金又達到(dao)了1200元。 　　

不同的單位，其內部各部門或工作人員使用備用金的業務性質不同，會計制度的規定也不同，因而在報銷備用金時，其編制的現金付款憑證的借方科目有很大的差別。